Systemwechsel erforderlich? Anbieter von Altersvorsorgeprodukten, die vor einer Migration stehen oder ihr bisheriges Verwaltungssystem durch eine Standardsoftware ersetzen möchten, benötigen einen geeigneten Softwareanbieter. Jetzt sind Marktüberblick sowie fachliches und technisches Know-how gefragt, wenn die Ausschreibung gelingen soll. Aeiforia unterstützt Sie in jeder Phase des Ausschreibungsprozesses: Wir identifizieren mögliche Softwareanbieter, liefern fachliches und technisches Expertenwissen und begleiten den kompletten Ausschreibungsprozess von der Leistungsanfrage bis zur Angebotspräsentation und finalen Entscheidungsfindung. Als Beratungshaus sind wir neutral und beraten unabhängig von Herstellern und Produkten. Unsere Verpflichtung besteht ausschließlich darin, eine passende nachhaltige Lösung für unsere Kunden zu erzielen.
Die Weichen für den Systemwechsel rechtzeitig stellen und Migrationen sicher abwickeln
Kompetent durch den Ausschreibungsprozess
Leistungs- und Preisanfragen sowie die Aufforderung zur Angebotsabgabe und ggf. zur Angebotserweiterung bilden wesentliche Schritte in der Phase der Angebotsanfrage und -abgabe. Dabei reagieren wir agil, denn wir wissen um die zunehmende Komplexität und Geschwindigkeit, die ein allzu starres Vorgehen, nicht mehr zeitgemäß erscheinen lassen.
Während des gesamten Ausschreibungsprozesses stehen wir Ihnen als Coach zur Seite und unterstützen Sie bei
- der Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften
- der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Terminen und Präsentationen
- einer Schwachstellen-Analyse vorhandener Datenbestände, Bewertungen hinsichtlich Migrationsfähigkeit und Reparaturaufwand (z.B. Anbieterwechsel, Wohnförderkonten)
- der Planung und Schulung weiterer Ressourcen
- der Abstimmung von Abnahmebedingungen
- der Gestaltung von Verträgen
- dem Aufbau eines Testkonzepts und Testplans
- der Priorisierung von Release-Vorgaben der Behörden
Den richtigen Partner finden für Migrationen und Systemwechsel im Rahmen von Meldeverfahren, Zulagenverwaltung und digitaler Rentenübersicht
Eine ganz neue Herausforderung stellen Meldeverfahren im Rahmen der digitalen Rentenübersicht dar: Bei der Konzeption oder Auswahl einer neuen Lösung stehen vor allem die Fragen nach der Integrationsfähigkeit durch Erweiterungen vorhandener Lösungen oder der Einstieg in eine neue und innovative Lösung im Vordergrund.
Unsere Expertise
- Hohe Marktkenntnis
Wir kennen den Markt genau. Unsere Berater und Beraterinnen sind branchen-, projekt- und berufserfahren. Sie kennen die neuesten Trends und Entwicklungen am Markt. - Vernetzte, interdisziplinäre Arbeitsweise
Unsere Experten aus den unterschiedlichen Geschäftsfeldern, wie Systeme & Services, Prozesse & Strukturen, Recht & Steuern, Mergers & Migrations, arbeiten Hand in Hand. Das gebündelte Fach- und Technikwissen verschafft uns die sichere Grundlage, um die technologischen, rechtlichen und fachspezifischen Rahmenbedingungen jederzeit zu erfüllen. - Expertenwissen
Wir sind erfahren in der erfolgreichen Abwicklung von Ausschreibungsprozessen im Rahmen von Systemwechseln bei Meldeverfahren und Zulagenverwaltung. Für die Umsetzung der digitalen Rentenübersicht haben wir vier Handlungsfelder identifiziert, in denen bereits jetzt erkennbar ist, dass Migrationen, Systemschnittstellen und Softwareanwendungen sorgfältig vorbereitet und angepasst werden müssen, damit die Anwendung der digitalen Rentenübersicht funktioniert. - Hilfe zur Selbsthilfe
Eine Entscheidung für ein neues System hat in den meisten Fällen eine Wirkung über mehr als 10 Jahre. Eines unserer Ziele ist es daher, Sie zu befähigen, dass Sie mit Ihrem System optimal arbeiten können. Wir lassen Sie aber nicht allein und stehen für Unterstützungen jederzeit gerne zur Verfügung. - Neutralität und Unabhängigkeit
Aeiforia steht für unabhängige und neutrale Beratung – ohne jegliche Abhängigkeit und Verpflichtung gegenüber Herstellern und Anbietern von Systemen und Softwareprodukten.
Ansprechpartner
Die Bereinigung fehlerhafter AA01-Datensätze geht abgebende und annehmende Anbieter an. Neben fehlenden Angaben stellen falsche Befüllungen eine große Fehlerquelle dar. Die Folge ist häufig, dass eine Kapitalaufteilung (gefördert/ungefördert) falsch gemeldet wurde oder Übertragungskosten nicht korrekt aufgenommen wurden. Erst nach und nach haben Anbieter Plausibilitäten zur Überprüfung in ihre Vertrags- und Zulageverwaltung eingebaut; alte AA01-Datensätze sind allerdings oft nicht mit den neuen Plausibilitätsprüfungen kompatibel. Für die jetzigen Leistungsberechnungen müssen aber alle Werte korrekt vorliegen. Eine Bereinigung des Anbieterwechsel-Bestands ist unumgänglich.
Aeiforia AvA-Tool
Defizite des Anbieterwechsel-Bestands aus dem Weg räumen
Wesentliche Defizite von fehlerhaften Anbieterwechseln im Bestand sind:
- Es ist keine korrekte steuerliche Führung möglich.
- Eine fehlerhafte Basis wirkt sich negativ auf die Folge-Geschäftsvorfälle aus.
- Es existiert keine Vertragshistorie.
Um diese Defizite manuell auszugleichen, müssten enorme Ressourcen zur Verfügung stehen und über einen längeren Zeitraum gebunden werden. Eine exakte, ressourcenschonende und zeitlich effizientere Lösung bietet unser AvA-Tool.
Aufbau des AvA-Tools
Mit dem AvA-Tool lassen sich fehlerhafte Datensätze schnell auswerten und ggf. auch gleich automatisch korrigieren.
- Das AvA-Tool ist ein auf Excel basierendes Programm (Version 2007 genügt).
- Der Bestand von AA01-Datensätzen wird eingelesen und ausgewertet. Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze werden automatisch aufqualifiziert (korrigiert bzw. ergänzt).
- Falls eine automatische Korrektur nicht möglich ist, werden die Datensätze mit einer fallspezifischen Fehlermeldung ausgegeben und der Fehler wird dokumentiert. Dadurch wird volle Transparenz gewährleistet. Durch die Kennzeichnung des ermittelten Fehlers wird eine Nacharbeit wesentlich erleichtert. Die durch die Nacharbeit ergänzten bzw. korrigierten Eingaben machen eine anschließende automatische Korrektur des AA01-Datensatzes möglich.
- Mithilfe des AvA-Tools wird der AA01-Bestand geprüft und gesetzeskonform aufqualifiziert, sodass sich die Daten für die Weiterverarbeitung in der steuerlichen Bestandsführung eignen. Ein- und Ausgabe werden auf die firmenspezifischen Bedürfnisse unserer Kunden angepasst. Die Ergebnisse sind ggf. maschinell in das entsprechende Bestandsführungssystem übertragbar.
Vorteile des AvA-Tools
Ressourcenschonend
- Die Zeitersparnis gegenüber der manuellen Bearbeitung bei der Bestandsbewertung und -bereinigung ist enorm. Nachweislich lässt sich der Korrekturaufwand durchschnittlich um ca. 80 Prozent senken.
- Weitere Lizenzen werden nicht benötigt.
- Sie gewinnen einen grundlegenden Einblick in Effizienzbetrachtungen und Kennzahlenberechnungen.
Anwenderfreundlich
- Es sind keine speziellen Informatikkenntnisse erforderlich.
- Die Eingabefelder sind an die Bausteine der AA01-Datensätze angelehnt.
- Fehlende und unplausible Werte sowie sonstige Fehler werden übersichtllich dargestellt.
- Aufqualifzierte AA01-Datensätze sind in das vorhandene Bestandssystem einlesbar.
- Eine Dokumentation der Fehler und Warnhinweise wird automatisch erstellt.
- Die Ablage der Ergebnisse erfolgt in einer Ausgabedatei je Vertrag.
- Alle aufqualifizierten Datensätze werden in eine Ausgabetabelle überführt, die sich am Bestandssystem unseres Kunden orientiert.
Einen Überblick über die Funktionsweise des AvA-Tools und ein Fallbeispiel aus der Praxis bietet die auf dieser Seite unter Download angezeigte Produktbroschüre zum AvA-Tool.
Ansprechpartner
Gerne erläutern wir Ihnen Details des AvA-Tools im persönlichen Gespräch. Für erste Fragen steht Ihnen Frau Dr. Jutta Krienke zur Verfügung. Sie erreichen sie telefonisch unter 02602 99983254.
Download
Das Datenschutzrecht wird künftig europaweit einheitlich geregelt. Bis zum 25. Mai 2018 sind die Anforderungen, die durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) entstehen, zu analysieren und umzusetzen. Die DSGVO, die eine Harmonisierung der Vorschriften zum Datenschutz zwischen den EU-Mitgliedstaaten herbeiführen soll, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, da sie zu weitreichenden Änderungen gegenüber den aktuellen Vorschriften führt. Ein Verstoß gegen die neuen Regelungen kann zu empfindlichen Bußgeldern und zu erheblichen Reputationsschäden führen. Dabei ist zu beachten, dass die DSGVO ab dem 25. Mai 2018 unmittelbar in allen EU-Mitgliedsstaaten gilt. Auch hat sie Vorrang gegenüber dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Was bedeutet die DSGVO konkret für betroffene Unternehmen?
Die Umsetzung der DSGVO macht die Anpassung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen erforderlich und generiert einen nicht unwesentlichen personellen und finanziellen Aufwand. Ein Beispiel ist die Schaffung eines effektiven Datenschutz-Management-Systems nach Art. 24 Abs. 1 DSGVO, das den Schutz der personenbezogenen Daten sicherstellen soll. Zentrale Aufgaben sind die Dokumentation (Beweislastregelung!) und die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer strukturellen und systematischen Vorgehensweise zur Wahrung der Belange des Datenschutzes und Einhaltung der DSGVO.
Was ist zu tun?
Der erste Schritt sollte immer die Feststellung des Status quo sein, um daraus den weiteren Handlungsbedarf ableiten zu können. Zum Beispiel:
- Ermittlung, in welchen Geschäftsprozessen und an welcher Stelle personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. Die Beurteilung sollte weit gefasst sein und eine vollständige Liste der betroffenen Geschäftsprozesse zum Ergebnis haben.
- Erfolgt die Datenerhebung aufgrund einer Einwilligung?
- Neben den Geschäftsprozessen sollten ebenfalls alle Systeme und Um-Systeme des Unternehmens untersucht und aufgelistet werden, die personenbezogene Daten speichern und verarbeiten.
- Außerdem sind auch alle durch das Unternehmen eingesetzten Dienstleister relevant (insbesondere Auftragsdatenverarbeitungen). Auch hier empfiehlt sich eine umfassende und vollständige Dokumentation.
Nach der erfolgten Ermittlung und Dokumentation untersucht der Datenschutzbeauftragte, ob in den ermittelten Prozessen, Systemen oder durch einen Dienstleister personenbezogene Daten erhoben, genutzt, übermittelt oder verarbeitet werden und Handlungs- bzw. Änderungsbedarf im Sinne der DSGVO besteht. Sind die ersten Schritte der Anforderungsanalyse getan, muss sichergestellt werden, dass die Rechte der Betroffenen gewahrt werden, ohne den Unternehmenserfolg zu gefährden. Hierbei ist eine jederzeit nachweisbare Rechtskonformität der IT in Bezug auf die Inhalte der DSGVO zu beachten.
Insbesondere die folgenden Anforderungen sollten berücksichtigt werden:
- Werden personenbezogene Daten erhoben, so sind dem Kunden die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung mitzuteilen (Art. 14 Abs. 1 lit. c DSGVO). Diese Zweckfestlegung und die Wahrung der Informationspflicht gegenüber dem Kunden muss zudem dokumentiert werden.
- Die oben genannten Grundsätze zur Festlegung des Zwecks gelten gleichermaßen für eine Zweckänderung. Hier ergeben sich die Anforderungen aus Art. 6 Abs. 4 DSGVO.
- Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss das Unternehmen nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Erfolgt die Einwilligung der betroffenen Person durch eine schriftliche Erklärung, die noch andere Sachverhalte betrifft, so muss das Ersuchen um Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache so erfolgen, dass es von den anderen Sachverhalten klar zu unterscheiden ist. Teile der Erklärung sind dann nicht verbindlich, wenn sie einen Verstoß gegen diese Verordnung darstellen (Art. 7 DSGVO).
Die aufgezeigten Veränderungen durch die DSGVO zeigen nur einen kleinen Ausschnitt der Änderungen gegenüber dem bisherigen Recht. Insgesamt sind die durch die DSGVO notwendigen Anpassungen so entscheidend, dass bereits frühzeitig mit der Analyse und Umsetzung begonnen werden sollte. Ansonsten drohen ernste Haftungs- und Reputationsrisiken.
Unsere Lösung: DSGVO-Abgleich & Umsetzungsplan
In einem dreiphasigen DSGVO-Abgleich & Umsetzungsplan
- erfassen wir in einer Statusanalyse systematisch bestehende Prozesse, Systeme und Informationsmaßnahmen, die Finanzdienstleister und ihre Dienstleistungspartner im Rahmen ihrer personenbezogenen Datenerhebung, -speicherung und -nutzung verwenden, und
- gleichen den ermittelten und dokumentierten Status quo mit den Anforderungen aus den Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung ab und zeigen so Handlungs- und Änderungsbedarf auf.
- Den dokumentierten Handlungs- und Änderungsbedarf lassen wir in eine mit unseren Kunden abgestimmte Umsetzungsplanung einfließen, die die Ressourcen (Zeit, Kosten, Systeme), Projektteam (Verantwortlichkeiten, Aufgaben), Schulungen (Transfer in die tägliche Praxis) festlegt.
Unsere Expertise
Fundiertes juristisches Fachwissen, Prozess-Know-how und gezielte Fragestellungen, mit Hilfe derer sich der konkrete Handlungsbedarf ermitteln lässt, machen unseren DSGVO-Abgleich & Umsetzungsplan aus.
Ihr Ansprechpartner:
Rund um Fragen zum DSGVO-Abgleich & Umsetzungsplan steht Ihnen Torsten Schwendrat, Volljurist, zur Verfügung. Sie erreichen Herrn Torsten Schwendrat telefonisch unter: 02602 99983203 oder per Mail:
Um Geschäftsvorfälle effizienter zu bearbeiten und bestehende Prozesse nach der Umstellung auf ein neues Bestandsführungssystem anzupassen, bietet sich die Arbeit mit Referenzmodellen an. Referenzmodelle tragen dazu bei, Gesetze und Regeln bei der Bestandsverwaltung einzuhalten und Compliance zu sichern.
Workshop „Referenzmodell für die Übertragung von Prozessen auf ein neues Bestandsführungssystem“
Neben den grundsätzlichen Vorteilen von Referenzmodellen bei der Vertragsverwaltung geht es in diesem Workshop um die Anwendung und den speziellen Nutzen von Referenzmodellen im Rahmen von Bestandsübertragungen auf neue Systeme, sei es aufgrund von Eigenentwicklungen, Zukäufen oder System-Konsolidierungen.
Ziele
- Die Teilnehmer/innen erkennen, wie sie mithilfe von Referenzmodellen, Geschäftsvorfälle effizienter bearbeiten und Prozesse nach Überführung in ein neues Bestandsführungssystem regelkonform anpassen.
Inhaltliche Schwerpunkte
- Herausforderungen bei komplexen Beständen und der Abbildung von Produktspezifika auf eine neue Bestandsplattform
- Aufwände bei der Überführung von regulierten und deregulierten Tarifen richtig einschätzen
- Umsetzung von Produkten in ein neues Bestandsführungssystem aus Sicht der Versicherungstechnik
- Warum ein Referenzmodell bei der Übertragung von Beständen in eine neue Systemlandschaft? Nutzen und Vorteile
Ihr Nutzen
- Sie erhalten eine ‚Blaupause‘ für die Abwicklung von Geschäftsvorfällen und eine Vorlage für die Automatisierung.
- Sie lernen, Prozesse für das interne Kontrollsystem und die Revision zu dokumentieren.
- Sie gewinnen einen grundlegenden Einblick in Effizienzbetrachtungen und Kennzahlenberechnungen.
Ansprechpartner
Gerne erläutern wir Ihnen Details unseres Workshops im persönlichen Gespräch und stimmen Inhalte individuell mit Ihnen ab.
Die steuerliche Aufteilung eines Riester-Vertrages wird von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst. Dazu gehören unter anderem gutgeschriebene Zulagen und Erträge, geleistete Eigenbeiträge und Zulagenrückforderungen. Bei der steuerlichen Bestandsführung von Riester-Verträgen sind diese Werte von den Anbietern zu berechnen und auszuweisen. Je nach Vertragsverlauf und geänderter Lebenssituation des Zulageberechtigten müssen in der Sachbearbeitung äußerst komplexe Berechnungen für die korrekte Ausweisung der Werte durchgeführt werden. Dieses gilt zum Beispiel im Falle einer benötigten Kapitaltrennung für die Entnahme oder für einen Anbieterwechsel.
Ausgabewerte für Prozesse der steuerlichen Bestandsführung (SBF) einfacher und schneller berechnen
Im Fokus: Kapitalübernahmen bei Riester-Verträgen
Kapitalübernahmen im Rahmen des Anbieterwechsels machen die steuerliche Bestandsführung besonders komplex und beeinflussen die Geschäftsvorfälle enorm. So müssen die Vertragshistorie und die Kapitalwerte des zu übernehmenden Riester-Vertrages an den Neuanbieter gemeldet werden. Diese Werte werden auch für Folgeprozesse bei der ZfA benötigt. Gemäß der FAQ des BMF zu § 3 Nummer 55c EStG vom 20. August 2014 ist genau Auskunft zu erteilen über
- Riester-gefördertes,
- ungefördertes,
- steuerfrei Riester-gefördertes,
- steuerfrei ungefördertes
- und übertragenes ungefördertes Kapital.
„Ist Ihre steuerliche Bestandsführung oder Ihr SBF-Rechner in der Lage, diese Töpfe zu füllen?“
Der SBF-Rechner hilft Anbietern von Riester-Produkten, diese Werte zu berechnen. Für die Verwaltung der Verträge müssen die fünf Töpfe befüllt werden. Gerade beim internen Anbieterwechsel innerhalb eines Versicherungsunternehmens ist die Befüllung besonders relevant. Auch das Verfahren zur Umwidmung der steuerfrei gestellten Beträge (gemäß BMF-Schreiben vom 8.8.2012) kann mit dem SBF-Rechner abgewickelt werden.
95 Prozent der Geschäftsvorfälle in der steuerlichen Bestandsführung sofort abdecken
Der SBF-Rechner berechnet Ausgabewerte auch für umfangreiche Vertragsentwicklungen mit Erschwernissen bei der steuerlichen Bestandsführung, z. B. im Falle eines Versorgungsausgleichs, und erleichtert so die manuelle Sachbearbeitung. Mit dem SBF-Rechner bekommen Anbieter Geschäftsvorfälle, bei denen eine Mitteilungs-, Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflicht besteht, schnell und sicher in den Griff.
Zum Beispiel im Falle von:
- Jahresmeldung
- Fördermeldung
- Abgang Ansparphase
- Wohnbauentnahme Ansparphase
- Teilleistung Ansparphase
- Beginn Auszahlungsphase
- Zulagenfluss Auszahlungsphase
- Abgang Auszahlungsphase
- Beauskunftung
Mit dem SBF-Rechner auch Erschwernisse bei der steuerlichen Bestandsführung meistern
Mit dem SBF-Rechner werden Berechnungen im Rahmen
- der schädlichen Verwendung,
- der Wohnbauentnahme,
- der Abfindung Kleinbetragsrente,
- des Anbieterwechsels (Abgang),
- der Kapitalübertragung bei Tod des Zulageberechtigten,
- des Versorgungsausgleichs,
- der Leistung in der Auszahlphase
abgewickelt. Nicht nur einmalige, auch mehrere Geschäftsvorfälle können als Folgeprozesse der Reihe nach berechnet werden. Zudem lassen sich alle mit einer einmaligen Kapitalübernahme verbundenen Erschwernisse mit dem SBF-Rechner bearbeiten. Damit deckt er circa 95 Prozent der Geschäftsvorfälle ab. Zukünftige Ausbaustufen werden den Anforderungen der Kunden entsprechend konzipiert und mit Releases ausgeliefert.
Einsatz des SBF-Rechners
- Unterstützung der Sachbearbeitung
- Dokumentation und Ablage der Ergebnisse
- Test-Tool
Ihr Nutzen
- Der SBF-Rechner basiert auf umfassendem, aktuellem fachlichen Know-how. Damit ist ein Vorhalten von Ressourcen und spezifischem Fachwissen für diese Thematik im Unternehmen nicht notwendig.
- Für die manuelle Bearbeitung bedeutet der SBF-Rechner eine enorme Zeitersparnis.
- Der SBF-Rechner ist sowohl im operativen Einsatz als auch für die Testfallgenerierung einsetzbar und unterstützt die manuelle Sachbearbeitung auch bei umfangreichen und komplexen Vertragsentwicklungen.
- Mit dem SBF-Rechner lassen sich Riester-Produkte auch für Anbieter mit kleinen Beständen wirtschaftlich verwalten.
Ansprechpartner
Martina Backes, Geschäftsführerin, Dipl.-Math., Aktuar (DAV), E-Mail:
Martin Gattung, Geschäftsführer, Schwerpunkt: betriebliche und private Altersvorsorge, speziell Riester, E-Mail:
Torsten Schwendrat, Leiter Geschäftsfeld 'Recht & Steuern', Volljurist, E-Mail:
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